Firemné dáta.
Jasné zodpovednosti.

1. Strany, prijatie a trvanie

Sprostredkovateľ: AlfoPure SK, s. r. o., IČO 57 384 070, Eduarda Wenzla 10450/12, 831 06 Bratislava – mestská časť Rača, Slovenská republika. Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka 195032/B. Kontakt: info@alfopure.tech. Údaje v obchodnom registri.

Prevádzkovateľom je zákazník identifikovaný v potvrdenej objednávke a aktivačnej prílohe, vrátane adresy, identifikačného čísla a oprávnenej kontaktnej osoby. Ak zákazník koná ako sprostredkovateľ, preukáže oprávnenie od svojho prevádzkovateľa a ALFO vystupuje ako ďalší sprostredkovateľ.

Zmluva je súčasťou dohody o poskytovaní ALFO, platí aj pre skúšobný prístup s osobnými údajmi a trvá do ich vrátenia alebo vymazania vrátane kópií. Pri rozpore má v otázkach spracúvania prednosť pred obchodnými podmienkami; zákon a záväzné doložky o prenose majú prednosť pred ňou.

2. Predmet, účel a kategórie údajov

Účelom je poskytovanie dohodnutých modulov firemného systému, podpory a bezpečnej prevádzky podľa pokynov zákazníka. Operácie zahŕňajú prijatie, uloženie, usporiadanie, vyhľadanie, úpravu, zobrazenie, riadené zdieľanie, export a odstránenie; podľa aktivovaných funkcií aj spracovanie správ, prepis audia a vytvorenie AI výstupov.

Dotknuté osoby môžu zahŕňať členov tímu, zamestnancov, externých spolupracovníkov, zákazníkov, kontaktné osoby dodávateľov a účastníkov stretnutí. Typmi údajov sú najmä identifikačné a kontaktné údaje, pracovné roly, projektový obsah, úlohy, dokumenty, komunikácia, evidencia práce, hlasové nahrávky, prepisy a súvisiace technické metadáta.

Skutočný rozsah určuje príloha a zákazníkom použité moduly. Osobitné kategórie podľa čl. 9 GDPR a údaje podľa čl. 10 sa bez osobitnej písomnej dohody a vhodných opatrení do služby nevkladajú. Verejné demo s fiktívnymi údajmi nevytvára zákaznícke produkčné prostredie.

3. Pokyny a povinnosti zákazníka

ALFO spracúva údaje len na zdokumentované zákonné pokyny zákazníka, vrátane pokynov k prenosom do tretích krajín. Pokynmi sú potvrdená objednávka, táto zmluva s prílohami, úkony oprávnených používateľov a overené požiadavky správcu cez podporu. Ak spracovanie vyžaduje právny predpis, ALFO informuje zákazníka pred jeho vykonaním, pokiaľ to zákon nezakazuje.

Zákazník zabezpečí právny základ, informovanie osôb, primeranosť rozsahu údajov a správu oprávnení. Pokyny môže meniť cez oprávnenú kontaktnú osobu. ALFO ho bezodkladne upozorní, ak pokyn podľa jeho názoru porušuje pravidlá ochrany údajov, a pozastaví dotknutú operáciu do vyriešenia zákonného postupu.

Obsah zákazníka sa nesmie použiť na vlastný nesúvisiaci marketing, predaj údajov ani tréning vlastných všeobecných modelov ALFO. Podmienky spracovania zapojených AI služieb musia byť overené pre konkrétny účet; všeobecný odkaz na poskytovateľa nie je potvrdením režimu bez uchovávania alebo bez tréningu.

4. Dôvernosť a bezpečnostné opatrenia

ALFO zaviaže osoby s prístupom k údajom mlčanlivosťou alebo overí ich zákonnú povinnosť dôvernosti. Prístupy sa udeľujú len v rozsahu nevyhnutnom na dohodnuté úlohy a rušia sa po zániku potreby.

ALFO prijme a udržiava technické a organizačné opatrenia primerané riziku podľa čl. 32 GDPR. Príloha musí konkrétne opísať autentifikáciu a oprávnenia, oddelenie zákazníkov, ochranu prenosu a uloženia, aktualizácie, správu prístupových kľúčov, incidenty, zálohovanie, obnovu a pravidelné preverovanie účinnosti opatrení. Podstatné zníženie dohodnutej ochrany vyžaduje predchádzajúce riešenie so zákazníkom.

Dokumentácia má rozlišovať zavedené opatrenia od plánovaných. Toto znenie samo neosvedčuje bezpečnostný audit, konkrétny interval záloh ani certifikáciu.

5. Ďalší sprostredkovatelia

Zákazník schvaľuje len konkrétnych ďalších sprostredkovateľov uvedených vo vyplnenej prílohe. Aktuálny prehľad používaných služieb je v zásadách ochrany údajov; nenahrádza zoznam právnych subjektov, úloh, krajín a záruk v prílohe.

Ak zákazník v prílohe udelí všeobecné písomné povolenie na zmeny, ALFO ho o zamýšľanom pridaní alebo nahradení informuje priamo e-mailom najmenej 30 dní vopred. Zákazník môže v tejto lehote namietať z dôvodov ochrany údajov. Pred zapojením do jeho spracovania sa strany dohodnú na riešení; ak nie je možné, možno dotknutú časť služby ukončiť a odovzdať údaje bez sankcie. Samotná zmena zoznamu na webe nenahrádza oznámenie.

ALFO uzavrie s ďalším sprostredkovateľom zmluvu ukladajúcu zodpovedajúce povinnosti ochrany údajov a voči zákazníkovi zostáva zodpovedné za plnenie jeho sprostredkovateľských povinností.

6. Medzinárodné prenosy

Miesta spracovania a prípadného vzdialeného prístupu sa uvedú v prílohe. Prenos mimo EHP je dovolený iba podľa zdokumentovaných pokynov a pri splnení kapitoly V GDPR. Podľa situácie sa použije platné rozhodnutie o primeranosti alebo vhodné záruky, napríklad štandardné zmluvné doložky, spolu s potrebným posúdením a doplnkovými opatreniami.

ALFO poskytne zákazníkovi informácie a zmluvné podklady potrebné na preverenie prenosu. Ak sa právna záruka prestane uplatňovať, strany bezodkladne dohodnú nápravu; dotknuté odovzdávanie nemožno vykonávať bez platného právneho mechanizmu.

7. Práva osôb, posúdenia a kontroly

ALFO pomôže zákazníkovi vyhľadať, poskytnúť, opraviť, obmedziť, exportovať alebo odstrániť údaje pri vybavovaní žiadostí osôb. Priamo prijatú žiadosť bezodkladne postúpi oprávnenej kontaktnej osobe a bez pokynu o nej samo nerozhodne, ak mu to neukladá zákon.

So zohľadnením povahy spracovania a dostupných informácií poskytne podklady k bezpečnosti, incidentom, posúdeniu vplyvu (DPIA) a predchádzajúcej konzultácii s dozorným orgánom. Súčinnosť sa koordinuje cez podporu, so zaznamenaním požiadavky, zodpovednej osoby a termínu podľa zákonných lehôt zákazníka.

ALFO sprístupní informácie potrebné na preukázanie plnenia čl. 28 GDPR a umožní audity vrátane inšpekcií zákazníkom alebo ním povereným nezávislým audítorom. Bežná kontrola sa dohodne s primeraným predstihom a chráni údaje iných zákazníkov. Naliehavý incident alebo požiadavka orgánu nemôžu byť blokované bežným harmonogramom. Dôvernosť ani prípadné náklady nesmú znemožniť zákonné právo kontroly.

8. Porušenie ochrany údajov

ALFO oznámi zistené porušenie ochrany zákazníckych osobných údajov zákazníkovi bez zbytočného odkladu. Nečaká na dokončenie celého vyšetrovania. Oznámenie pošle na dohodnutý incidentný kontakt, pri naliehavosti použije aj ďalší dohodnutý kanál.

Podľa dostupných informácií uvedie povahu incidentu, dotknuté kategórie a približný rozsah osôb a záznamov, možné následky, prijaté alebo navrhnuté opatrenia a kontaktnú osobu. Chýbajúce údaje doplní postupne, uchová potrebné dôkazy a poskytne súčinnosť pri oznámeniach. Zákazník rozhoduje o svojich povinnostiach voči osobám a dozornému orgánu; vlastné zákonné povinnosti ALFO tým nie sú dotknuté.

9. Vrátenie, výmaz a zálohy

Po skončení spracúvania ALFO podľa voľby zákazníka osobné údaje vráti alebo vymaže a odstráni existujúce kópie, ak právny predpis nevyžaduje uchovávanie. Pri vrátení sa dohodne bezpečný formát a kanál; pri výmaze sa overí oprávnenie žiadateľa a zaznamená rozsah a dokončenie. Zákazník dostane potvrdenie a informáciu o prípadných zákonných výnimkách.

Lehoty sa zosúladia s pravidlami odovzdania a prechodu a s pokynom zákazníka. Konkrétna lehota výmazu aktívnych záznamov, nahrávok, prepisov, príloh a kópií u ďalších sprostredkovateľov musí byť zapísaná v technickej prílohe. Bez jej potvrdenia nie je zmluvný podklad na spracovanie kompletný.

Pri zálohách príloha určí maximálny cyklus ich odstránenia a obmedzený prístup iba na nevyhnutnú obnovu. Po obnove sa musia znovu uplatniť zaznamenané pokyny na výmaz, aby sa údaje nevrátili do bežnej prevádzky. Samotná technická existencia zálohy nie je zákonným dôvodom na neobmedzené uchovávanie. Do ukončenia výmazu platia povinnosti ochrany a dôvernosti.

10. Čo sa potvrdí pri aktivácii

Nasledujúce prílohy sú povinnou súčasťou konkrétnej dohody. Nie sú automaticky vyplnené prijatím všeobecného textu.

1. Identifikácia a pokyny: zákazník, oprávnené kontakty vrátane kontaktu pre incidenty, moduly, účel, kategórie osôb a údajov, začiatok a trvanie spracovania.
2. Dodávatelia a prenosy: právny názov každého zapojeného sprostredkovateľa, jeho úloha, krajiny spracovania a prístupu, právny mechanizmus prípadného prenosu a spôsob oznamovania zmien.
3. Technické opatrenia: skutočne zavedené prístupy, šifrovanie, zálohovanie a obnova, logovanie, aktualizácie a preverovanie bezpečnosti.
4. Odovzdanie a retencia: exportovateľné údaje a formáty, harmonogram výmazu aktívnych dát aj záloh, postup u dodávateľov a spôsob potvrdenia dokončenia.

Aktuálne znenie a vyplnenie príloh vybavíme cez info@alfopure.tech. Znenie na tejto stránke je pripravený zmluvný podklad, nie potvrdenie, že neoverené prevádzkové nastavenia už existujú.